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¿Qué es un gestor documental?

Hay varios motivos por los que cada vez oímos más a menudo términos relacionados con la gestión documental en las empresas, pero la irrupción de la Covid-19 y con ella la implantación de medidas de seguridad en las empresas para minimizar la generación de papel y evitar compartirlos, han provocado que los proyectos de incorporación de un gestor documental sean prioritarios ya en las empresas.

Pero un gestor documental es muchísimo más que un repositorio que permita a las empresas la digitalización de todos los documentos de la empresa y conseguir el objetivo de generación de papel cero. También es una de sus características, pero, es eso, una de sus muchas funcionalidades.

Así, un gestor documental empresarial o “Entreprise Content Manager” (ECM) permite, no sólo el almacenamiento digital de los documentos de la empresa, sino que permite la administración y la gestión de toda la información referente a la empresa, independientemente de su formato, facilitando su acceso desde cualquier lugar según los permisos de cada empleado.

Por ello, la gestión documental es la primera etapa hacia la transformación digital de las empresas y organizaciones. Es un área fundamental para conseguir el éxito y afrontar los retos impuestos por la necesidad de digitalización de los procesos empresariales.

Un gestor documental permite:

  • Organizar y facilitar la búsqueda de todos los documentos de la empresa con la utilización de metadatos
  • Definir el flujo de trabajo o de gestión de los documentos entre los diferentes departamentos o empleados de la empresa.
  • Asignar roles y permisos de lectura y gestión de los documentos.
  • Automatizar los procesos de trabajo con la creación de workflows.

¿Cuáles son los principales beneficios que aporta un gestor documental a las empresas?

  • Contar con un repositorio centralizado, que evita el riesgo de documentos mal archivados, duplicidades o pérdida.
  • Mayor productividad, al proporcionar un acceso rápido y seguro a la información, facilitando su búsqueda y accesibilidad sin pérdidas de tiempo.
  • Ahorro de costes, al reducir o eliminar los costes de archivo, impresión, consumibles, fotocopiadoras y de espacios donde preservar la documentación.
  • Mejora del ROI, al reducir los costes mejora los resultados
  • Sostenibilidad, con la reducción del consumo de papel contribuyen a la protección del medio ambiente y al desarrollo sostenible.
  • Seguridad, ya que le proporciona un control total de la información de la empresa con la asignación de perfiles y permisos a los usuarios.
  • Optimización del tiempo, al disponer de toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. facilita la búsqueda y recuperación de los documentos, optimizando los tiempos de trabajo de toda la compañía.
  • Trabajo colaborativo, con un gestor documental las empresas pueden gestionar la trazabilidad y auditoría de todos los procesos de trabajo.
  • Movilidad, la mayoría de los gestores documentales son 100% web responsive, lo que permite acceder a los documentos desde cualquier dispositivo fijo o móvil.

Manuela Lacosta

CMO Proment Consulting

https://promentconsulting.com/

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