Dossier de prensa: qué es, qué incluir y qué dejar fuera

La mayoría de los dosieres de prensa tienen veinticuatro páginas, empiezan con la historia de la empresa desde su fundación en 1997 y contienen una página entera dedicada a la misión, la visión y los valores.

Y no los abre nadie.

No porque estén mal escritos, sino porque están escritos para la persona equivocada. Un dossier suele redactarlo alguien que quiere explicar la empresa, y lo recibe alguien que solo quiere comprobar un dato antes de cerrar un artículo a las siete de la tarde.

Esta guía va de cómo se escribe para esa segunda persona.

Qué es un dossier de prensa (y qué no es)

Un dossier de prensa —o press kit, o kit de prensa; son lo mismo— es el documento permanente donde una empresa reúne la información verificable sobre sí misma para que los medios puedan usarla.

Prácticamente todas las guías sobre el tema dicen que «no es un catálogo comercial». Y prácticamente todas describen, a continuación, algo que lo parece.

La distinción que sí se sostiene es esta:

Un folleto defiende una tesis. Un dossier aporta hechos que otra persona va a usar para defender la suya.

En cuanto una frase de tu dossier intenta convencer —«líderes en soluciones innovadoras», «la plataforma de referencia del sector»— deja de ser útil para un periodista, porque no puede citarla. No es información: es una opinión de parte, y él necesita cosas que pueda dar por ciertas y atribuir.

La diferencia con una nota de prensa también conviene tenerla clara. La nota cuenta algo que acaba de pasar. El dossier no anuncia nada: es el contexto al que se acude mientras se escribe.

Para qué lo usa realmente un periodista

Aquí está la idea que ordena todo lo demás.

Un periodista no lee tu dossier. Lo saquea.

Lo abre porque necesita una cosa concreta: el año de fundación, cuánta gente trabaja en la empresa, el cargo exacto del director general, una foto que pueda publicar sin problemas de derechos, una cifra que confirme algo que ya ha escrito, o un teléfono al que llamar en los próximos veinte minutos.

Entra, busca, y si lo encuentra rápido lo usa. Si no lo encuentra, cierra el archivo y resuelve el artículo sin ti — normalmente poniendo menos información sobre tu empresa, o cogiendo un dato desactualizado de otra web.

Eso cambia por completo cómo debería estar construido:

• Ordenado por frecuencia de uso, no por orden cronológico ni por importancia interna.
• Escaneable: titulares claros, datos en negrita, nada enterrado en un párrafo.
• Autocontenido: cada dato con su unidad, su periodo y su fuente, para que pueda copiarse tal cual.
• Corto. Cada página que añades reduce la probabilidad de que encuentre lo que busca.

Si has leído qué busca un periodista en una nota de prensa, el criterio es exactamente el mismo: el material que se usa es el que se puede extraer sin trabajo.

Qué incluir, ordenado por lo que más se usa

No por orden cronológico. Por orden de utilidad:

1. Qué hacéis, en una frase. Sin adjetivos y sin jerga. «Plataforma de distribución de notas de prensa a medios españoles» vale. «Soluciones integrales de comunicación 360º» no dice nada y no se puede citar.

2. Datos verificables, con fecha. Año de fundación, número de empleados, facturación si la publicáis, número de clientes, países o ciudades donde operáis. Cada cifra con el periodo al que corresponde: «180 empleados (septiembre de 2026)». Sin la fecha, el dato caduca sin avisar.

3. El portavoz. Nombre completo, cargo exacto, una línea de trayectoria y —esto es lo que casi nunca aparece— su disponibilidad real: si concede entrevistas, en qué idiomas y con cuánta antelación.

4. Al menos una cita ya redactada y atribuida. Dos o tres frases que digan algo, firmadas con nombre y cargo. Un periodista con prisa puede usarla tal cual, y eso es exactamente lo que quieres que pase. Que diga algo, no «estamos muy ilusionados con este proyecto».

5. Imágenes en alta resolución, con los derechos claros. Logotipo en varios formatos y sobre fondo claro y oscuro, foto del portavoz, dos o tres imágenes de producto o instalaciones. Y una línea explícita: «imágenes de uso libre para medios, citando a la empresa». Sin esa frase, muchos medios no las publican.

6. Cronología breve de hitos. Cinco o seis líneas, con fecha. Solo lo que un tercero consideraría relevante: rondas de financiación, aperturas, acuerdos importantes, premios reconocibles. No el rediseño de la web.

7. Un contacto que responda. Nombre, correo y teléfono directo de alguien que vaya a contestar el mismo día. Un info@ genérico en un dossier de prensa es, en la práctica, no tener contacto.

Qué dejar fuera

Esta es la sección que casi ninguna guía incluye, y la que más va a mejorar tu dossier.

Misión, visión y valores. No se cita nunca. Ocupa una página entera y ningún periodista la ha usado jamás en un artículo.

La historia completa desde la fundación. Un párrafo de contexto basta. La narración año por año desde 1997 es material para vuestra web corporativa, no para alguien que escribe con plazo.

Lenguaje comercial. «Líderes», «innovadores», «referentes», «soluciones a medida», «sinergias». Si no se puede verificar, no se puede publicar, y su presencia hace sospechar del resto del documento.

El catálogo de productos con precios. Eso es material de ventas. Si un producto concreto es noticia, va en una nota de prensa.

Testimonios de clientes. Sirven para la web y para una propuesta comercial. Un periodista que quiera una fuente externa la buscará él, precisamente para que no la hayas elegido tú.

El organigrama completo. Interesan los portavoces, no las veintiocho personas del comité de dirección.

Imágenes con marca de agua, de stock o en baja resolución. No se publican. Una foto con el logo de un banco de imágenes encima es una foto que no existe.

Como regla práctica: si una sección no contiene ningún dato que pueda copiarse, con fecha y atribuible, probablemente sobre.

Dossier permanente y dossier de lanzamiento

Son dos documentos distintos y confundirlos es el error más común.

El dossier permanente es el de la empresa: quiénes sois, cifras, portavoces, imágenes. Cambia poco y se actualiza cuando cambia un dato.

El dossier de lanzamiento acompaña a un hito concreto —un producto, un evento, un informe— y tiene fecha de caducidad. Incluye lo específico de ese lanzamiento y enlaza al permanente para el contexto de empresa.

Cuando se intenta mantener un único documento que haga las dos cosas, acaba pasando siempre lo mismo: crece sin parar, mezcla lo estable con lo circunstancial y queda desactualizado en las dos mitades a la vez.

El formato importa más de lo que parece

Detalles poco glamurosos que deciden si tu dossier se usa o no:

Enlace mejor que adjunto. Un PDF de 12 MB puede rebotar en el servidor del medio, no se puede corregir una vez enviado y obliga a descargarlo antes de saber si sirve. Una URL permanente se abre al momento y la actualizas cuando cambia un dato. Ten también un PDF ligero para quien lo pida.

Nombre de archivo descriptivo. dossier-prensa-[empresa]-2026.pdf, no dossier_final_v3_def_ok.pdf. Ese archivo va a acabar en la carpeta de descargas de alguien que tiene otros cuarenta.

Imágenes enlazadas, no incrustadas. Que el documento pese poco y las imágenes estén disponibles aparte en alta resolución, en una carpeta o galería.

Derechos de uso explícitos. Una frase basta. Sin ella, un editor prudente no publica la foto.

Fecha de última actualización visible. En la primera página. Un periodista necesita saber si la cifra que va a publicar sigue siendo cierta, y si no puede saberlo, no la usa.

Cuándo no necesitas un dossier

Para que esta guía sirva de algo, hay que decir también cuándo la respuesta es «todavía no».

Si eres una empresa pequeña con un solo producto, probablemente no lo necesitas. Una nota de prensa bien escrita, una foto decente y un portavoz que coja el teléfono te van a servir más que un documento de veinte páginas que nadie ha pedido.

Si no tienes datos que ofrecer, un dossier no los inventa. Si no puedes publicar facturación, ni número de clientes, ni hitos verificables, lo que tendrás es un folleto con otro nombre.

Si el problema es que no te conoce ningún periodista, el dossier no lo resuelve — ese es un problema distinto, y lo tratamos en cómo enviar una nota de prensa sin tener contactos en medios.

Un dossier empieza a compensar cuando hay más que contar de lo que cabe en una nota: varias líneas de negocio, una trayectoria con hitos, datos que te piden a menudo, o directivos que conceden entrevistas.

En resumen

Un dossier de prensa no es un documento para explicar tu empresa. Es un documento para que otra persona escriba sobre ella sin tener que preguntarte nada.

Escríbelo pensando en alguien con prisa que busca un solo dato. Ponlo corto, ordenado por lo que más se usa, con cada cifra fechada y cada imagen lista para publicar. Quita todo lo que no se pueda citar.

Y si al revisarlo encuentras una página que no contiene ningún dato verificable, esa página está ocupando el sitio de la que sí lo tiene.

Cuando tengas algo que contar, en TusMedios.es puedes distribuir tu nota de prensa a periodistas segmentados por sector y enlazar tu dossier desde ella, que es donde de verdad se consulta.